Albert Einstein kadaise pasakė: “Ne viskas, kas gali būti pamatuojama, yra svarbu, ir ne viskas, kas yra svarbu, gali būti pamatuojama.”
Ši mintis puikiai tinka operacijų stebėjimui. Daugeliui organizacijų būdinga klaida yra ta, kad jos dažnai koncentruojasi į tai, ką gali lengvai matuoti, nes tai patogu ir greita. Tačiau ne visada tie matuojami dalykai suteikia tikrąją vertę verslui ar jo klientams. Operacijų stebėjimo esmė yra ne tik rinkti duomenis, bet ir sugebėti juos tinkamai interpretuoti, atskirti svarbią informaciją nuo triukšmo. Tai reiškia, kad reikia ne tik skaičiuoti, bet ir suprasti, kokie skaičiai iš tikrųjų yra svarbūs verslo sėkmei ir augimui.
Kai kurie ekspertai mano, kad maždaug 40% įmonių, kurios neskiria tinkamo dėmesio operacijų stebėjimui, per penkerius metus gali susidurti su finansiniais sunkumais. Galima manyti, kad tokios įmonės dažnai susiduria su didesnėmis operacinėmis išlaidomis, praranda klientus dėl nepakankamos paslaugų ar produktų kokybės ir net gali nukentėti dėl blogėjančios reputacijos.
Yra statistikų, kad organizacijos, kurios tinkamai taiko operacijų stebėjimo principus, patiria 20-30% mažesnes operacines išlaidas ir gauna 15-20% didesnį klientų pasitenkinimą. Bet kas iš tikrųjų slypi už operacijų stebėjimo sąvokos?
Operacijų stebėjimas yra procesas, kurio metu nuolat stebimi, analizuojami ir vertinami organizacijos vykdomi procesai realiu laiku, suteikiant galimybę greitai reaguoti į bet kokius nukrypimus nuo normos. Taip siekiama užtikrinti jų efektyvumą, saugumą ir nuoseklumą.
Tikra Istorija iš Lietuvos
Netoli Vilniaus esančioje vienoje lyderiaujančių Lietuvos gamybos įmonių matėme, kaip svarbų vaidmenį atliko operacijų stebėjimas. Prieš pradedant taikyti operacijų stebėjimo inovacijas, kiekviena gamykla elgėsi tarsi atskira respublika. Jei kilo problemų ar reikėjo pagalbos, gamybos vadovai neretai kreipdavosi net į konkurentus, o ne į kitą šios pačios įmonės gamyklą.
Toks decentralizuotas požiūris kėlė didelį neefektyvumą ir nenuoseklumą. Įdiegus operacijų stebėjimą kartu su LEAN metodikos principais, situacija radikaliai pasikeitė. Pagrindinis dėmesys buvo skiriamas visų gamyklų veiklos stebėjimui ir jų tarpusavio bendradarbiavimui. Dėl šių pokyčių per penkerius metus įmonė užėmė lyderio poziciją Lietuvos rinkoje, turėdama daugiau nei pusę visos šalies rinkos, ir šiuo metu sparčiai plečiasi į kitas kaimynines šalis.
Tačiau svarbiausia yra tai, kad įmonė suprato operacijų stebėjimo svarbą siekiant optimaliai valdyti resursus, tobulinti gamybos procesus ir užtikrinti veiksmingą bendradarbiavimą tarp skirtingų gamyklų.
Operacijų stebėjimo svarba
Operacijų stebėjimas nėra tik „dar vienas” verslo procesas. Tai pagrindinė strategija, leidžianti organizacijoms išlikti konkurencingoms, efektyvioms ir lanksčioms šiuolaikinėje verslo aplinkoje. Kiekvienas verslas, nuo mažųjų įmonių iki tarptautinių korporacijų, susiduria su nuolatinėmis rinkos ir klientų elgsenos permainomis. Operacijų stebėjimas suteikia verslui įrankius ir metodus, kaip tinkamai reaguoti į šias permainas, atpažinti galimybes ir užkirsti kelią grėsmėms.
Operacijų stebėjimo naudos:
- Efektyvumo didinimas: Tinkamas operacijų stebėjimas leidžia organizacijai greitai nustatyti ir pašalinti procesų švaistymą, taip sumažinant išlaidas ir padidinant gamybos našumą.
- Kokybės gerinimas: Nuolatinis procesų analizė ir vertinimas padeda organizacijai nustatyti kokybės problemas, kurios gali turėti įtakos galutiniam produktui ar paslaugai, ir greitai imtis konkrečių veiksmų.
- Klientų pasitenkinimo didinimas: Operacijų stebėjimas gali padėti organizacijai geriau suprasti klientų poreikius ir lūkesčius, suteikti galimybę greičiau reaguoti į rinkos pokyčius ir kurti produktus ar paslaugas, kurios atitinka klientų poreikius.
- Greitesnis sprendimų priėmimas: Realaus laiko duomenų analizė leidžia vadovams greičiau reaguoti į situacijos pokyčius, padidinant organizacijos lankstumą ir adaptaciją.
- Rizikų mažinimas: Operacijų stebėjimas gali padėti identifikuoti ir valdyti verslo rizikas, sumažinant praradimų tikimybę.
- Inovacijų skatinimas: Per nuolatinę analizę ir vertinimą, organizacijos gali atrasti naujus ir inovatyvius būdus, kaip tobulinti procesus ir pasiūlyti naujus produktus ar paslaugas.
Pagrindiniai Veiklos Rodikliai (PVR arba angl. KPI) – kaip juos pasirinkti savo verslui?
Pagrindiniai Veiklos Rodikliai (arba PVR) yra tarsi Jūsų verslo širdis. Juos naudojant galima stebėti Jūsų verslo sistemų ir tikslų sėkmę.
Įsivaizduokime, kad nusprendėte padidinti lankytojų skaičių Jūsų svetainėje. Tam sukūrėte rinkodaros sistemą, kuri pritrauktų lankytojus. Jei svetainės lankytojų skaičius išaugo, žinote, kad Jūsų rinkodaros sistema veikia. Būtent PVR parodys jums, ar judate teisinga kryptimi. Šiuo atveju, svetainės lankytojų skaičius būtų Jūsų PVR.
Kiekvienas verslas turi skirtingus PVR, nes kiekvieno verslo prioritetai yra skirtingi. Pavyzdžiui, jei turite restoraną, kuris pandemijos metu perėjo į internetinę erdvę, galite nustatyti PVR, kuris stebėtų Jūsų naujų internetinių reklamų efektyvumą.
Pagrindiniai Veiklos Rodikliai (PVR) yra esminės metrikos, kurios padeda verslo savininkams, vadovams ir investuotojams matuoti ir įvertinti organizacijos veiklos efektyvumą ir sėkmę. Nors kiekvienam verslui PVR gali skirtis priklausomai nuo jo specifikos, pramonės šakos ir tikslų, daugumoje verslų galima išskirti tris labai svarbius PVR.
Pardavimai arba Pajamos. Tai tiesioginė verslo sėkmės indikacija. Jei pardavimai auga, tai dažnai rodo, kad verslas yra teisingame kelyje, o produktas ar paslauga atitinka rinkos poreikius.
Klientų lojalumas ir įsitraukimas. Vienas pardavimas gali būti laikinas sėkmės momentas, tačiau klientų, kurie nuolat sugrįžta, buvimas yra aiškus įrodymas, kad verslas teikia vertę.
Pelningumas. Nepaisant augančių pajamų, jei verslas nekuria pelno, jis ilgainiui gali susidurti su finansinėmis problemomis.
Vis dėlto, nors šie trys rodikliai yra labai svarbūs daugumai verslų, kiekvienas verslas turėtų nuodugniai išnagrinėti ir nustatyti savo specifinius PVR, kurie atspindėtų jo unikalumą ir strateginius tikslus. Taip įmonė gali tiksliau stebėti savo progresą ir reaguoti į iššūkius bei galimybes.
Operacijų Stebėjimo Veiksmų Planas
Kiekvienas verslas yra unikalus savo iššūkiais, galimybėmis ir poreikiais. Siekiant užtikrinti veiklos efektyvumą ir konkurencingumą, būtina nuolat stebėti, vertinti ir tobulinti verslo operacijas. Žemiau pateikiamas veiksmų planas, skirtas padėti Jums geriau suprasti, kaip galima optimizuoti įmonės veiklą. Svarbu paminėti, kad tai yra tik vienas iš variantų, kurį galima taikyti. Kiekvienam verslo savininkui rekomenduojama prisitaikyti prie savo specifikos ir konteksto, nes tik tuomet veiksmų planas bus efektyvus.
- Nustatykite klientų poreikius ir lūkesčius: Supraskite, ko Jūsų klientai tikisi ir kaip veikia esamos operacijos – tai esminis faktorius bet kuriai analizei.
- Aprašykite dabartinę sistemą: Išsiaiškinkite, kaip šiuo metu veikia Jūsų verslo procesai.
- Matuokite ir analizuokite rezultatus: Be nuolatinių matavimų ir analizės, jums bus sunku nustatyti tobulėjimo sritis.
- Nustatykite problemų priežastis: Stenkitės ne tik žinoti, kas yra klaidinga, bet ir suprasti, kodėl tai vyksta.
- Kurkite ir įgyvendinkite naujas sistemas: Atsižvelgdami į analizės rezultatus, kurkite naujas sistemas ir būtinai išbandykite jas prieš jas pilnai diegdami.
- Vertinkite naujo sprendimo rezultatus: Po naujų sistemų įdiegimo, įsitikinkite, ar jos atitinka Jūsų lūkesčius.
- Standartizuokite pokyčius: Užtikrinkite, kad visi dalyviai būtų informuoti apie Jūsų pakeitimus.
- Integruokite duomenis ir analizuokite juos: Pasinaudokite šiuolaikinėmis technologijomis, kad sujungtumėte įvairius duomenų šaltinius ir automatizuotumėte stebėjimo procesus.
- Įvertinkite tvarumą, atsparumą krizėms ir saugumą: Nepamirškite atsižvelgti į operacijų tvarumą, atsparumą krizėms ir saugumo klausimus.
Šis veiksmų planas yra puikus žingsnis link verslo operacijų optimizavimo ir konkurencinio pranašumo įgijimo rinkoje. Siekiant geriausio rezultato, kruopščiai išnagrinėkite kiekvieną pateiktą punktą ir pritaikykite atsižvelgdami į Jūsų įmonės tikrovę. Sėkmės įgyvendinant pokyčius ir siekiant verslo aukštumų!
Visada esame tam, kad padėtume. Prireiks – lauksime Jūsų žinutės verslui@coaching.lt ir mūsų komanda su Jumis susisieks, kad aptartų, kuo galime būti naudingi Jums ir Jūsų verslui.
Tuo tarpu mėgaukitės verslumo kelione ir kilstelėkite savo verslą į aukštesnį lygį / Level UP.
