TECHNOLOGIJOS, KURIOS TAUPO/ŠVAISTO LAIKĄ
Naujausi technologiniai išradimai “=” ar “≠” galvos skausmui verslo savininkui. Šis klausimas visuomet turės du aspektus:
- kiek dar daug reikalinga/galiu išnaudoti to, kas jau įsigyta
- kaip senamadiškai darau dalykus, kai aplink tiek daug palengvinančių device’ų
Ir čia visada bus balanso paieškos.
Naujausias turimas įrenginys dažnai dirbs mažiau nei pusę savo galimybių. Ar jau nusipirkote naujausią išmaniojo telefono modelį? Kiek jo galimybių išnaudojate?…15% ar visus 25%? Galima būtų ir mokėti už jį tiek, kiek galimybių išnaudoji, tiesa?
Tas pats ir su tuo pasenusiu būdu susivesti klientų užsakymus į excel’iuką, kai žinai, jog daug geriau būtų viską susikelti į super protingą ActiveCampaign sistemą ir turėti ne tik CRM’ą, bet ir naujienlaiškių siuntimą savo duomenų bazei.
Ir Jūs, ir mes žinome – Smulkaus/Vidutinio verslo savininkai nėra tech-guru (nebent Jūsų verslas ir yra start-up’as būtent tech srityje), tad visi šie dalykai ir bus su klausimais “Ar viską išnaudoju už ką moku?” / “Ar ne laikas atsinaujinti į patogesnį/našesnį?”
Tad kaip visur skubantis,verslą auginantis žmogus, galėtų ne tik naudotis technologijomis, bet ir pasirinkti tinkamiausią savo verslui, kad taptų dar labiau organizuotas ir ji(s), ir visa komanda?
Siūlome Jums tuo tikslu paruoštą gidą (toliau jį aptarsime). Jis gimė iš visų verslo koučingo pokalbiuose su verslų savininkais girdėtų “na, būtų gerai, kad…”.
Mes žinome, kad gidas veikia. Veikia tiems, kas naudojasi. Žinoma, nebūtina naudotis tik tuo, kas išvardinta, bet išbandžius jį bent jau su esamais resursais tikrai galima “atrasti” sau daugiau laiko.
Tad šias mintis kviečiame prijungti prie bendros Jūsų technologijų sistemos.
PIRMA: INVENTORIZACIJA
Tam, kad Jūs realiai “atrastumėte” daugiau laiko daryti svarbiausiems dalykams, yra būtina žinoti, kokia technologine/programine įranga Jūs apskritai naudojatės savo versle.
Technologinė įranga (hardware’as) – fiziniai įrenginiai, kuriuos naudojate (kompiuteris, telefonas, spausdintuvas, foto kamera ir t.t.)
Programinė įranga (software’as) – tai, kas yra “įkelta” į Jūsų technologinę įrangą (Microsoft word’as, Antivirusinės programos, interneto naršyklė ir t.t.)
Sakote tai nėra svarbu? Tekę mums tai girdėti.
Geriausiai tą “nesvarbumą” iliustravo vienas pokalbis su kepyklėlės savininku, kuris neturėjo laiko visam šiam “ūkiui”, nes…apie 3-4 valandas per savaitę trindavo el. laiškus, kad turėtų vietos kitiems laiškams.
Turbūt yra tekę gauti pranešimą į savo pašto dėžutę, kad Jūsų laiško negali priimti, nes pašto dėžutė yra perpildyta.
Pora eurų per mėnesį, kad padidintumėt talpą, kainuoja brangiau nei tos valandos, kurias verslo savininkas sugaišta, kol ištrina laiškus? Beje, o kiek kainuoja verslo savininko valanda?
Technologijų dalis yra lygiai tokia pati sistema, kaip ir finansinės ataskaitos ar pardavimai.
ANTRA: PRIDERINIMAS
Kiek Jūsų turima technologinė įranga gali “pavežti”? Kokią programinę įrangą galite naudoti?
Paprasti klausimai, bet jie lemia, ar neprarandate laiko ir/ar pinigų, jei technologinė įranga nesuderinta su programine.
Visa tai turi susikalbėti tarpusavyje, kad galiausiai atitiktų net paprasčiausius pragmatiškumo principus.
Pavyzdys: buhalterinė įstaiga, 12-os buhalterių komanda, kiekvienai darbo vietai yra nešiojamas kompiuteris ir… keletas spausdintuvų. Nebrangių, nes juk nereikia išlaidauti.
Kai per nepilnus metus jie paaugo kone dvigubai, bet ne vienu metu, IT pardavėjas padarė “gerą darbą” – prie kompiuterio pasiūlė ir reikalingų komponentų, kurie skyrėsi nuo ankstesnių. Taip atsirado papildomas spausdintuvas. Žinoma, kolega, kuriam visada atsiųsdavo reikalingus atspausdinti failus, labai apsidžiaugė, nes spausdinti dokumentų jam siųsdavo jau mažiau. Galiausiai “pridygo” ir daugiau tų spausdintuvų, ir po vieną jų buvo priskirta dviem darbuotojams.
Viskas tapo įprasta, kol neatsirado dar kitas įrangos tiekėjas: reikėjo pakeisti tris kasetes ir jis atvežė visas tris vienodas! Na, nes gi “logiška” – pagalvojo jis, nejaugi įmonė turės visus spausdintuvus skirtingus. Tačiau logiškiausia ir daug pragmatiškiau būtų turėti vieną galingą spausdintuvą, o ne dešimt, nes yra gi wifi ir jis vienas gali tarnauti visiems tame ofise.
Kai viskas “išmėtyta” (kaip tuo atveju – daug laidų, daug kasečių ir pan.) tada lengva susipainioti. Regis taupoma vienoje vietoje, bet visumoje kaštai yra didesni, o ir laiko prarandama daugiau.
Ką įmonė padarė ir kaip gyvena dabar? Turi vieną spausdintuvą (su kopijavimo, skenavimo f-ja) ir vieną “atsarginį”, jei sugestų tas didysis. Toks apsidraudimas, dėl atsargumo (per beveik du metus dar to atsarginio nereikėjo panaudoti, bet maža ką). Likusius pardavė, pora jų – dovanojo.
Rezultate turi ir daugiau tvarkos, ir mažiau išlaidų.
TREČIA: ONLINE VIETA
Veiksmas vyksta, bet nežinia, kur taisyti gedimus. Ganėtinai keista, kai vienas po kito pradėti projektai pridaro daugiau netvarkos. Kalbu apie tai, kad geras ženklas yra projektų didėjimas, verslo augimas, bet nėra gerai, kai nežinoma, kur kurie projektai “kabo debesyse”.
Esate matę, kai vienos įmonės el. pašto adresų galunės yra su įmonės vardu, su projekto vardu ir su gmail.com (ar kitu asmeniniu email’u)?
Koks įspūdis susidarytų? Patikimumo ir solidumo daug nepridės.
Ir nėra prasmės turėti pasiteisinimą, kad skirtinguose serveriuose viskas patalpinta. Čia jau rezultatas to, kad viskas išbarstyta. Taip, esminis žodis yra “viskas”. Jei domenai yra patalpinti pas lietuvaičius, užėmusius globalias rinkas (pvz., Hostinger.lt, serveriai.lt ar GoDaddy.com), tai dar nereiškia, kad viskas yra puiku, jei nežinoma, kur koks domenas yra saugomas, kada laikas jį pratęsti ir pan.
Be šios informacijos Jūs nekontroliuojate savo virtualaus/online turto
Programos, kurias naudojate, gali būti labai lengvai prarastos (pasisavintos kitų), gali būti “uždaryti” Jūsų tinklalapiai ar e-pašto dėžutės. Tokių staigmenų nenori niekas.
Dėl šios priežasties būtina paskirti tiek laiko, kiek reikės ir taip greitai, kaip tik galite, kad susirinktumėte visą online/virtualaus turto kontrolę į savo rankas. Pasirūpinkite, kad turėtumėte ne tik prisijungimą, bet ir admin’o teises. Būtent admin’o, nes kitu atveju – Jūs turite tik iliuziją, kad kontroliuojate savo puslapius, soc. paskyras, e-pašto dėžutes ir t.t.
Greitas sutikrinimas:
- Turiu tiesioginį prisijungimą prie įmonės internetinio puslapio;
- Turiu prisijungimą prie domen’o;
- Klientų duomenų bazės priėjimas yra pas mane (kiti gali gauti tik žemesnio lygio teises iš manęs).
Šis sąrašas nėra galutinis ir gali būti pratęstas, priklausomai nuo to, kokią dar programinę įrangą naudojate.
Atkreipkite dėmesį į tai, kad yra labai nemažai opcijų, kuomet daug paslaugų galima gauti iš vieno tiekėjo. Pavyzdžiui laiškams siųsti, prenumeratoriams rinkti, CRM’ui pildyti galima naudoti vieną ir tą patį “software’ą”.
KETVIRTA: PALIKTI AR ATSISAKYTI
Kai padarysite inventorizaciją, pamatysite ir tai, ko tiksliai reikia greituoju metu, o ko iš sąrašo nepasigestumėte, jei ir neturėtumėte.
Tad reikalinga įsivertinti ir nuspręsti:
- Kaip konkreti technologinė ar/ir programinė įranga pasitarnauja Jūsų verslo tikslų siekimui? Pasižymėkite bet ką, kas trikdo veiklai.
- Kas iš turimų priemonių labiausiai didina produktyvumą? Pvz., ar reikalingas skeneris, jei tokią funkciją atlieka ir išmanusis telefonas su reikiamu apps’u?
- Kaip Jūsų komanda komunikuoja tarpusavyje? Kaip tai gali būti pagerinta, jei pastebite, kad kai kurios užduotys “pasimiršta”?
- Ar Jūs iššvaistote laiką, naudodamiesi senomis kompiuterinėmis programomis? Ar kai kurių programų kaip tik labiausiai trūksta?
Įsivertinkite kartu su visa komanda, kiek ir kaip kiekviena naudojama technologija prisideda prie Jūsų paslaugos, produktyvumo, pelningumo. Jei per mažai ar visai neprisideda – atsikratykite tų technologijų, nes vėliau vysitės savo konkurentus, kurie tai padarys anksčiau ir verslo lenktynėse bus greitesni.
PENKTA: ĮSIVERTINKITE KRITIŠKAI
Būna jausmas, kad reikalinga naujausia įranga? Lyg logiška būtų pastoviai atsinaujinti. Atsargiai, nes tai yra spąstai.
Naujovių bus visada, bet visada naudinga pasitikrinti ar tos naujovės yra būtinos Jūsų verslui. Kad ir koks didelis būtų noras visada būti priekyje.
Tam labai padeda klausimas: Ar mano verslas yra kuriantis technologijas ar jas naudojantis?
Jei Jūs naudojatės kitų sukuriamomis technologijomis, tai Jums tikrai nereikalinga turėti visada naujausią kūrinį. Aišku, jei tai yra tik atnaujinimas – tada viskas OK iki to lygio, kol atnaujinimai programinėje grandyje “telpa” į technologinę įrangą.
Net nespėsite pastebėti, kaip greitai būsite priversti keisti ir technologinę įrangą, nes pastoviai buvo vaikomasi naujausios programinės įrangos mados.
Tyrinėkite. Stebėkite, ką daro Jūsų konkurentai. Analizuokie ir KAIP jie tai daro. Įsigykite ką nors iš jų, pabūkite jų klientu, kad suprastumėte, kur esate geresni, o kur reikalinga pasitempti.
Pamatysite viską, kas yra naudojama, kad turėtų Jus, kaip klientą ir tada žinosite, kokias paslaugos/produkto aukštumas turite pasiekti ir… žinoma, aplenkti.
Juk Jūs geresni už konkurentus, tiesa?
Tokiuose tyrimuose yra daug naudos: pastebėsite, kad kai kur galite ir turite pagerinti savo paslaugos kokybę, o kai kur tą paslaugą gal bus labiau verta nusipirkti iš kitų tiekėjų, kad greičiau ir kokybiškiau aptarnautumėte savo klientą.
Taip turėsit ne tik jį, bet ir partnerių ratą.
ŠEŠTA: SAUGUMAS
Sakote, kad greičiau yra atsiminti vieną slaptažodį? Greičiau. Ir Jums, ir tiems, kas nelinki Jums gero.
Prisijungimų kodai yra didelis reikalas. Jei tas pats kodas tinka ir sutartims, ir garantijoms, ir klientų duomenų bazei – tada su tokiu verslu dirbti labai nesaugu.
Ar galima apsisaugoti? Padidinti saugumą tikrai galima. Kodų sistemos tam ir sukurtos. Šiai dienai tikrai yra iš rinktis: LastPass, Bitwarder, 1Password ir pan.
Tai dalis Jūsų verslo visumos. Jei su technologijomis nesusikalbėsite Jūs, Jūsų klientai ir Jūsų komanda – tai atsilieps svarbiausiems skaičiams. O kurie iš jų yra svarbiausi – 6-oje istorijoje.
Norisi atkreipti dėmesį, kad su technologijomis turi būti supažindinta ir visa komanda. Kaip naudotis, kur rasti pagalbą, jei kas nors neveikia – viskas turi būti aišku ir paprasta. Nėra nieko graudžiau, kai visi sušoka tvarkyti kasos aparato ar negali atidaryti failo, kuris atsiųstas į el-paštą.
Technologijos yra naudingos ir galingos tik tiek, kiek žmonės moka ir žino, kaip jomis naudotis.
SEPTINTA: PARENKITE TECHNOLOGINĘ SISTEMĄ
Kai IT reikalus išmano tik vienas žmogus – čia jau tiksinti bomba. Įdomu dar ir tai, kad dažnas atvejis, kuomet tas žmogus net negali pasakyti, kaip tiksliai jis daro tai, ką daro, ir gauna rezultatą, kurio ir reikia.
Jam tai kasdienis ir savaime suprantamas dalykas, bet tai nėra tai, kaip sukuriama ramybė verslo savininkui ir kitiems komandos nariams.
IT sistemos apsirašymas bus naudingas visiems.
Verslo savininkui tai sutaupys ir nervų, ir sukurs daugiau laisvo laiko (čia juk tai, apie ką svajojote kurdami savo verslą, tiesa?)
Čia mes grįžtame prie pirmojo punkto – inventorizacijos. Šiek tiek kitokia ji, bet lygiai taip pat reikšminga ir reikalinga. Versle reikalingas ciklas IT sistemai. Kas metus, kas du ar tris. Jūs geriau žinote savo verslą, tad pagal tai ir darykite sprendimus. IT ūkiui patinka tvarka, tik visa IT turi tarnauti Jūsų verslui, o ne Jūs IT sistemoms.
Susikurkite ciklą, kurio metu technologijos bus atnaujinamos taip, kad pastoviai visa IT sistema padėtų būti produktyvesniems.
Pakeiskite tai, kas sugadinta, veikia per lėtai ar pasenę, o reikiamą funkciją geriau atlieka kita programinė ar technologinė įranga.
Ir nepamirškite saugumu pasirūpinti.
Stebėkite ir tai, kas nauja IT rinkoje bei kaip tai pasitarnauja Jūsų įmonei.
Jei kuria vertę – at(si)naujinkite. Jei ne – sutaupykite pinigus, nes madinga ir nauja nebūtinai yra efektyvu ir prisideda prie pelno kūrimo.
Taip pat svarbu – apie technologijas reikalinga kalbėtis ir su savo komanda.
Tai, ko nežinote Jūs, gali būti įprasta kitiems. Taip ir komanda prisidės prie bendro tikslo, bus labiau įsitraukusi į procesą.
Visada esame tam, kad padėtume. Prireiks – užpildykite šią anketą (jei kartais jos dar nesate pildę) ir mūsų komanda su Jumis susisieks, kad aptartų, kuo galime būti naudingi Jums ir Jūsų verslui.
Tuo tarpu mėgaukitės verslumo kelione ir kilstelėkite savo verslą į aukštesnį lygį / Level Up!
